Qué ocurre en un centro educativo

• La actividad primaria de un centro educativo es la enseñanza.
• Para que esta actividad se pueda llevar a cabo, existe un conjunto de otras actividades que llamamos de apoyo, que facilitan el éxito de esas actividades fundamentales.
• Tanto las actividades primarias como las de apoyo, necesitan información como insumo principal para el logro de sus objetivos.

Información

• La componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. (Burch y Grudnitski, 1994, p. 19)
• Es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera y con un propósito. (Stoner JA, Freeman RE, Gilbert DR, 1996, p. 672)
• Datos a los que se les ha dado una forma que tiene sentido y es útil para los humanos. (Laudon K, Laudon J; 2002, p. 7)

Dato

• Representación de una información de manera adecuada para su tratamiento por un ordenador (RAE; Diccionario de la Lengua Española, XXI ed.)
• Laudon y Laudon (2002, p. 7) define datos como: flujos de hechos en bruto que representan sucesos ocurridos en las organizaciones o en el entorno físico, antes de ser acomodados y organizados de tal forma que las personas puedan entenderlos y usarlos
• Los datos son cifras y hechos crudos, sin analizar, sobre circunstancias como la cantidad de discos de computadora producidos por semana o el inventario de discos de computadora de una tienda local de material para oficina. (Stoner et al., 1996, p. 672)

Necesidad de Información

• “Mesopotamia” en el 4500 AC y sus tablas de arcilla
• Incas y sus “quipus”
• La Revolución Industrial
• En el siglo XX creció enormemente esta necesidad

Información de Calidad

Burch y Grudnitski (1994, p. 22) establece que la calidad de la información descansa sólidamente sobre tres pilares:

• Exactitud
• Oportunidad
• Relevancia

Stoner agrega:

• Cantidad (Stoner et al., 2006, p. 673)

Exactitud

La información debe

• estar libre de errores
• ser clara y reflejar adecuadamente el sentido de los datos en los que se basa.
• trasmitir una información clara al receptor, lo cual puede requerir una presentación gráfica en vez de tabular
• estar libre de tendencias o desviaciones; sin filtros en los mandos medios

 Burch y Grudnitski (1994, p. 22)
 

Exactitud

• Cuanto más exacta la información, tanto mayor su calidad y tanta mayor confianza pueden depositar los gestores en ella para tomar decisiones (Stoner, 1994, p. 673)
• Sin embargo, el costo de obtener información aumenta conforme la calidad deseada se eleva. (Stoner, 1994, p. 673)

Oportunidad

La información es oportuna si

• los receptores la pueden obtener cuando la necesitan
• llega a los receptores dentro del marco de tiempo necesario
• Para tener un control efectivo, se deben aplicar medidas correctivas antes de que la desviación del plan o la norma sea demasiado grande. (Stoner, 1994, p. 673)
• La información ofrecida debe estar al alcance de la persona indicada, en el momento oportuno, para que se emprendan las medidas adecuadas. (Stoner, 1994, p. 673)

Relevancia

• La información debe responder de manera específica al receptor sobre el qué, por qué, dónde, cuándo, quién y cómo
• Relevante para un receptor no significa relevante para todos
• La información que reciben los gestores debe ser relevante para sus funciones y labores (Stoner, 1994, p. 673)

Cantidad

• Los gestores no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente información (Stoner, 1994, p. 673)

Sistema de Información

Conjunto de actividades que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para la toma de decisiones y el control en una organización.

Pirámide Organizacional

Pirámide Organizacional Modificada

Sistemas de Información en la gestión educativa

• Fuertemente centrados en la persona
• Reglas del negocio complejas, con un volumen de información importante
• Son, en general, de una complejidad pocas veces comprendida por quienes no están involucrados
• Los implantados sobre tecnología, son escasos

Retos que plantea la Tecnología

• Necesidad de formación en tecnología de la información
• Necesidad de políticas claras de aplicación de tecnología
• El cuidado de la inversión: ¿sobre qué plataforma basaremos nuestra infraestructura?
• Disponibilidad y continuidad del servicio: autonomía vs. dependencia
• Mantener el control de la tecnología: el desarrollo de los sistemas debe ser conducido...
• Mantener el control sobre la información: ¿podremos contar con nuestros datos en todo momento?

Debemos tener en cuenta:

• No hay buenos sistemas sin un profundo conocimiento de las reglas del negocio
• Los ciclos operativos en la Educación son largos
• En la Educación se necesita tiempo para poder sacar conclusiones sobre los resultados. Lo mismo se aplica en el desarrollo de aplicaciones para la Educación

Xenius. Características

• Multiusuario
• Integrado
• Modular
• Adaptable
• Software Libre
• Interfase web

Alumnos. Gestión académica (Secretaría)

• Mantenimiento de la información
  • Ingreso y actualización de datos de estudiantes
  • Ingreso y actualización de docentes y personas vinculadas a la gestión académica
  • Ingreso y actualización de Asignaturas
  • Ingreso y actualización de datos para asignación de alumnos a grupos
• Emisión de Listas de Clase
• Ingreso de calificaciones por alumno y por grupo de clase
• Impresión de boletines de calificaciones para los estudiantes.
• Emisión de actas de reuniones de docentes, actas de exámenes y actas de resultados finales (Secundaria)
• Consultas
  • Fichas del estudiante, de la familia y de personas responsables del alumno (padre, madre, otro)
  • Consulta del recorrido escolar del alumno
• Ingreso de inasistencias por alumno, por grupo y por semana

Alumnos. Gestión administrativo-contable

• Definición de Conceptos de Cobro
• Definición de planes de pago
• Adjudicación de conceptos de cobro a estudiantes y cuentas
• Asignación de descuentos (becas) a estudiantes y cuentas
• Emisión de facturas cuando corresponda
• Cobranza y emisión de recibos
• Emisión de información para cobranza a través de servicios de terceros
• Cierre de Caja e informes financieros
• Consulta de cuenta corriente
• Emisión de estadística de becas
• Gestión de aumento de cuotas
• Control de morosidad con emisión de avisos.

«Ficha técnica»

Requerimientos

• Servidor con Linux. Probados: OpenSuSE, Ubuntu, CentOS
  • Apache
  • PHP 5.2.7+
  • Mysql
  • pdflatex
  • PEAR DB
  • PEAR Image_Graph
  • convert
  • gs
• Estaciones de trabajo con:
  • un navegador. Recomendado: Firefox.
  • un visor de archivos PDF.

Herramientas

• patTemplate: motor de plantillas para HTML y LaTeX

Otros

• Quanta+: para diseño HTML
• Kdevelop y Vim: para escribir código
• Herramientas propias para generación de código

Algunos números

• 692 scripts PHP
• 17 módulos de funciones escritas en PHP
• 524 módulos de clases escritas en PHP
• 293 plantillas HTML
• 273 plantillas LaTeX
• 10 módulos de funciones escritas en Javascript

Bibliografía

Burch JG, Grudnitski G.; (1994) Diseño de Sistemas de Información. 5a. ed., Grupo Noriega Editores, México.

Laudon K, Laudon J; (2002) Sistemas de Información Gerencial. Organización y tecnología de la empresa conectada en red. 6a. ed., Pearson Educación, México.

Stoner JA, Freeman RE, Gilbert DR.; (1996) Administración. 6a. ed., Pearson.

Agradecimientos

• A Damián, por supuesto
• A José, que siempre me da un lugar
• A Cecilia, que me da una mano siempre que puede
• A Diego, que me acompaña siempre que puede
• A Alejandra por su apoyo
• A María José por el material que me aportó
• Al Instituto de Formación Docente de Carmelo y a su Directora
• A todos ustedes, que están acá un sábado de tarde...
• A Dave Raggett y al W3C por Slidy, herramienta usada para esta presentación

Esta presentación fue hecha con base en:

Un agradecimiento especial

Alejandro Javier Rodríguez Michelini — (28/04/1965 - 18/02/2010)

Por el regalo de su amistad y porque me acompañó en este sueño.