Universidad Católica del Uruguay

Facultad de Ingeniería y Tecnologías - Gestión I

Qué es la Toma de Decisiones

Proceso para identificar y seleccionar un curso de acción para resolver un problema específico
En la toma de decisiones se trata con problemas
Un problema surge cuando el estado real de las cosas no se ajusta al estado deseado

Stoner JA et al. Administración. 6a. edición, Pearson 1996.

La Toma de Decisiones

Sigue siendo una de las funciones más difíciles de los administradores.
Los sistemas de información han ayudado a los administradores a comunicar y distribuir información, pero sólo en forma limitada en la toma de decisiones
Merece atención porque es un ámbito en el que los ingenieros de sistemas les ha interesado influir

Niveles de toma de decisiones

Se pueden clasificar según su nivel en la organización, que corresponde a los niveles estratégico, de administración, de conocimientos y operativo.

Toma de decisiones estratégica
Toma de decisiones para control gerencial
Toma de decisiones en el nivel de conocimientos
Toma de decisiones para control operativo

Toma de decisiones estratégica

Determina los objetivos, los recursos y las políticas de la organización
Un problema importante en este nivel, es predecir el futuro de la organización y de su entorno
En este proceso generalmente interviene un grupo pequeño de administradores de nivel superior, que manejan problemas complejos, no rutinarios.

Toma de decisiones para control gerencial

Se ocupa principalmente de la eficiencia y la eficacia con que se utilizan los recursos
Requiere una interacción estrecha con quienes están llevando a cabo las tareas de la organización
Tiene lugar dentro del contexto de políticas y objetivos amplios establecidos por la toma de decisiones estratégica
Requiere un conocimiento íntimo de la toma de decisiones operativas y de la realización de las tareas

Toma de decisiones en el nivel de conocimientos

Se ocupa de evaluar ideas nuevas de productos y servicios, formas de comunicar conocimientos nuevos y de distribuir información por toda la organización.

Toma de decisiones para control operativo

Determina la forma de llevar a cabo las tareas específicas propuestas por quienes toman decisiones estratégicas y por los administradores de nivel medio
Se requieren decisiones acerca del control operativo para:

determinar qué unidades de la organización se encargarán de la tarea
establecer los criterios de desempeño y utilización de recursos
evaluar los resultados

Tipos de decisiones

Simon (1960) clasificó las decisiones como programadas y no programadas
Otros investigadores prefieren la denominación estructuradas y no estructuradas (Laudon)

Decisiones no estructuradas

Son aquellas en las que el encargado de tomarlas debe aportar juicio, evaluación y entendimiento de la definición del problema
Estas decisiones son novedosas, importantes y no rutinarias, y no existe un procedimiento convenido o sobreentendido para tomarlas (Gorry y Scott-Morton 1971)

Decisiones estructuradas

Son, en cambio, repetitivas y rutinarias, e implican un procedimiento definido para manejarlas, así que no se tienen que tratar en cada ocasión como si fueran nuevas

Decisiones semiestructuradas

Algunas son semiestructuradas
En tales casos, sólo una parte del problema tiene una respuesta bien definida provista por un procedimiento aceptado.

Tipos de decisiones y tipos de sistemas

Laudon K, Laudon J. Sistemas de Información Gerencial. Organización y tecnología de la empresa conectada en red. 6a. edición, Pearson Educación, México, 2002; p. 111.
Tipo de Decisión	Nivel de la Organización
Tipo de Decisión	Operativo	De Conocimientos	De Administración		Estratégico
Estructurada	Cuentas por cobrar SPO (TPS)
SemiEstructurada		Calendarización electrónica SAO (OAS)	Excedentes en costos de producción SIA (MIS) Preparación de presupuestos
SemiEstructurada	Calendarización de proyectos			SSD (DSS) Ubicación de instalaciones de producción
No Estructurada		STC (KWS) Diseño de productos			SSE (ESS) Nuevos productos Nuevos mercados

Las siglas

Castellano	Inglés
SPO: Sistema de Procesamiento de Operaciones	TPS: Transaction Processing System
SAO: Sistema de Automatización de Oficina	OAS: Office Automation System
SIA: Sistema de Información para la Administración	MIS: Management Information System
STC: Sistema de Trabajo del Conocimiento	KWS: Knowledge Working System
SSD: Sistema de Soporte a las Decisiones	DSS: Decision Support System
SSE: Sistema de Soporte a la Decisión Ejecutiva (Estratégica)	ESS: Executive Support System

Etapas en la Toma de Decisiones

La toma de decisiones consta de varias actividades distintas que se efectúan en diferentes momentos.
Simon (1960) describió cuatro etapas distintas en la TD.

Obtención de la información estratégica
Diseño
Selección
Implantación

Obtención de la información estratégica

Consiste en identificar los problemas que se presentan en la organización.
Esta información indica por qué, dónde y con qué efectos ocurre una situación.
Esta información es necesaria para que los administradores sepan qué tan bien se está desempeñando la organización y sepan en qué áreas hay problemas.
Los SIA tradicionales pueden dar información detallada para ayudar a identificar problemas, sobre todo si informan excepciones.

Diseño

El individuo diseña posibles soluciones a los problemas.
Esta actividad tal vez requiera más información estratégica para que el administrador pueda decidir si una solución dada es apropiada o no.
Los SSD pequeños son ideales porque operan con base en modelos sencillos, se pueden desarrollar rápidamente y operar con datos limitados.

Selección

Consiste en elegir entre las alternativas.
Aquí un administrador puede usar herramientas de información capaces de calcular las consecuencias, los costos y las oportunidades que ofrece cada alternativa diseñada en la segunda etapa.
Puede ser necesario un SSD más grande para desarrollar datos más extensos acerca de diversas alternativas y usar modelos analíticos complejos necesarios para explicar todas las consecuencias.

Implantación

Puede usarse un sistema que genere informes de rutina sobre el avance de una solución específica.
El sistema también informará acerca de algunas de las dificultades que se presenten, indicará restricciones de recursos y sugerirá posibles acciones para aliviarlas.
Los sistemas de apoyo pueden ser desde SIA completos hasta sistemas pequeños, además de software de planificación de proyectos que opera en computadores personales.

Modelos Individuales de Toma de Decisiones

Modelo Racional
Racionalidad Acotada y satisfacción
"Arreglárselas como se pueda"
Tipos psicológicos y marcos de referencia

Modelo Racional de toma de decisiones

Basado en la idea de que las personas, organizaciones y naciones realizan cálculos o adaptaciones básicamente consistentes que maximizan el valor dentro de ciertas restricciones.
Una persona tiene metas u objetivos y también una función de recompensa, utilidad o preferencia, que le permite clasificar todas las posibles alternativas de acción.
Es un modelo riguroso de acción racional

Críticas al Modelo Racional

Primera: las personas no pueden especificar todas las alternativas existentes
Segunda: la mayoría de las personas no tiene metas singulares ni una función de recompensa que use conscientemente, ni tampoco puede clasificar todas las alternativas y consecuencias
Tercera: en la vida real, la idea de un número finito de alternativas y consecuencias no tiene sentido.

A pesar de estas críticas, el modelo racional sigue siendo un modelo atractivo y útil de la toma de decisiones humana; es riguroso, sencillo e instructivo.

Racionalidad acotada y satisfacción

Ajustes propuestos por March y Simon (1958) y Simon (1960)
Simon argumenta que las personas tratan de satisfacer, es decir, elegir la primera alternativa disponible que los acerca a su meta final
En lugar de todas las alternativas y consecuencias (racionalidad ilimitada), Simon propone una racionalidad acotada
Se trata de limitar el proceso de búsqueda a alternativas ordenadas
Siempre que pueden, las personas evitan alternativas nuevas e inciertas y se apoyan en reglas probadas, procedimientos operativos estándar y programas, acotando la racionalidad

"Arreglárselas como se pueda"

Lindblom (1959) propuso la divergencia más radical respecto al modelo racional
Describe este método como una serie de comparaciones limitadas sucesivas
Debido a los límites de la racionalidad humana, Lindblom propone una toma decisiones incremental, es decir, la selección de las políticas más parecidas a la política anterior
Los individuos y las organizaciones tienen metas en conflicto
Las personas tienen que elegir entre políticas que contienen diversas combinaciones de metas en conflicto
Los valores en sí no se pueden estudiar en lo abastracto, sólo se aclaran cuando se consideran políticas específicas

Tipos psicológicos y marcos de referencia

El estilo cognoscitivo describe las disposiciones subyacentes de la personalidad hacia el tratamiento de la información
McKenney y Keen (1974) describieron dos estilos que atañen directamente a los sistemas de información
- Tomadores de decisiones sistemáticos: que abordan un problema estructurándolo con algún método formal
- Tomadores de decisiones intuitivos: que abordan un problema con múltiples métodos, utilizando ensayo y error para encontrar una solución, y no suelen estructurar la obtención ni la evaluación de la información

Modelos de la Toma de Decisiones de organizaciones

Es común que la toma de decisiones no corra por cuenta de un solo individuo, sino de grupos u organizaciones enteras
Estos modelos toman en cuenta las características estructurales y políticas de la organización.
Se han propuesto:
- Modelos burocráticos
- Modelos políticos
- Modelos de "basurero"

Modelos Burocráticos

Los procedimientos operativos estándar de la organización (SOP) moldean las decisiones
Los cambios requieren mucho tiempo y son graduales, porque los cambios radicales de política generan demasiada incertidumbre

Modelos Políticos

Las decisiones son resultado de la competencia y negociación entre los grupos de interés y dirigentes clave de la organización.
Las acciones no son necesariamente racionales, excepto en un sentido político.

Modelo de "Basurero"

Una de las pocas teorías que trata explícitamente el hecho de que las organizaciones son efímeras
Dice que las organizaciones no son racionales
La toma de decisiones es en gran medida accidental; las soluciones se vinculan con los problemas por razones accidentales
Las organizaciones están llenas de soluciones enfocadas a problemas y de tomadores de decisiones que buscan trabajo

Cómo la TI ha modificado el proceso de administración

Existe gran diferencia entre la forma de actuar de los administradores tradicionales y la de los contemporáneos
La visión contemporánea favorece la participación, presta atención al entorno y se abre a influencias externas
La perspectiva más tradicional supone que es preciso decir a los trabajadores qué deben hacer

La TI promueve el cambio gerencial

Los SI modernos actuales permiten obtener, analizar y comprender con rapidez montañas de datos
Los empleados están trabajando cada vez más en entornos electrónicos y va desapareciendo los entornos "cara a cara"
Las nuevas TIC permiten coordinar grupos de tarea a corto plazo en todo el mundo

El diseño de sistemas

Las investigaciones sobre la TD gerencial, indica que los SI deben se diseñados con las siguiente características:

Que sean flexibles, con muchas opciones para manejar datos.
Que puedan apoyar diversos estilos, habilidades y conocimientos, y los procesos de toma de decisiones de los individuos y la organización.
Que sean potentes, en el sentido de que cuenten con varios modelos analíticos e intuitivos para la evaluación de datos.

El diseño de sistemas - Características

Que reflejen las necesidades burocráticas y políticas de los sistemas con características para dar cabida a intereses diversos.
Que reflejen un entendimiento de los límites de los cambios en las políticas y procedimientos de la organización, y una conciencia de lo que pueden y no pueden hacer los SI.

Bibliografía

Laudon K, Laudon J. Sistemas de Información Gerencial. Organización y tecnología de la empresa conectada en red. 6a. edición, Pearson Educación, México, 2002.
Stoner JA, Freeman RE, Gilbert DR. Administración. 6a. edición, Pearson 1996.